Servicios:

»  Elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental – TRDsegún los requisitos legales y de acuerdo con las normativas nacionales y criterios archivísticos estandarizados. La TRD se constituye en el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de las organizaciones.

Las imágenes digitales obtenidas se generan en formatos PDF, TIF, JPG, etc., y su correspondiente almacenamiento se realiza en diferentes medios como discos compactos magnéticos y ópticos, DVDs, cintas magnéticas, discos duros externos, sistemas de almacenamiento masivo, servidores de documentos internos y virtuales (web).

»  Elaboración de Tablas de Valoración documental – TVD Igualmente para los archivos o fondos acumulados proporcionamos profesionales y técnicos que faciliten la identificación, organización y conservación de estos archivos desde el análisis de su trascendencia como testimonio y actuación de la entidad, su debida valoración y su disposición final.

»  Capacitación y acompañamiento:Para las organizaciones que cuentan con los funcionarios dispuestos a elaborar las TRD y TVD se ofrece la formación y el acompañamiento para que con las metodologías propias y con los criterios archivísticos acordes con la normatividad y legislación nacional se puedan cumplir estos propósitos. Igualmente para la socialización,  capacitación y sensibilización a los usuarios de toda la Entidad para el uso adecuado de las TRD y TVD elaboradas IYG realiza reuniones, presentaciones y talleres para el personal directivo y operativo garantizando su adecuada implementación.

Beneficios:

Las TVD y TRD vigentes y actualizadas:

»   Facilitan el manejo, control y acceso a la información,

»   Permiten el manejo integral de los documentos,

»   Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente,

»   Identifican los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que pueden eliminarse en el archivo de gestión,

»   Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo,

»  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

»  Reflejan las funciones institucionales.