Caso Uno:

BRINKS DE COLOMBIA S.A., empresa multinacional líder en Servicios Integrales de Administración de Valores y Soluciones Logísticas Seguras, eligió como aliado estratégico a IYG S.A., para el diseño, implementación y administración de su Sistema de Gestión Documental.

Las soluciones implementadas desde el año 2007 se reflejan en el cambio de la cultura organizacional relacionada con el manejo de la información, la reducción de los costos de almacenamiento de archivos activos y semiactivos, el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos que aplican a los documentos y registros de la Organización, la optimización de espacios y mejora en las condiciones de trabajo de los funcionarios, el acceso ágil y oportuno a la información corporativa y la seguridad de la información vital para la Compañía.

Igualmente, estas soluciones aplicadas inicialmente a los documentos físicos, son plataforma para el diseño del sistema de gestión documentos electrónicos, proyecto que se encuentra en la etapa de diseño.

Caso Dos:

ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA LTDA., entidad con cerca de treinta años de presencia en el sector asegurador, estableció en el año 2008 su plan de gestión documental como una respuesta a las necesidades internas y a las reglamentaciones establecidas por los entes de control a nivel nacional. Para su ejecución seleccionó a IYG S.A. como su aliado en la ejecución de las actividades de organización y administración adecuada de los documentos y activos de información.

Aunque el plan está en e ejecución y llega al año 2012, a la fecha los procesos implementados han permitido bajas ostensibles en los costos de administración, mejoras en los tiempos de acceso a la información, control total sobre los activos de información, cumplimiento de las normativas en gestión documental, apoyo fundamental al sistema de gestión de calidad y a los procesos de modernización. Las actividades a realizar en el futuro inmediato permitirán consolidar el sistema de gestión de la información y contribuir de manera eficaz con los planes que garantizan la continuidad del negocio.

Caso Tres:

La Caja Cooperativa CREDICOOPcon más de 70 años de fundada, es la Entidad Cooperativa pionera y más antigua del país. Ha dedicado su actividad cooperativa y solidaria al servicio de los colombianos a través de sus oficinas a nivel nacional, facilitando a sus asociados el ahorro permanente y programado y otorgando créditos para educación, vivienda, estudio, salud y otros más. La dirección de CREDICOOP inició en el año 2009 un plan para racionalizar el uso del papel y hacer una administración adecuada de la información acumulada y generada todos los días como resultado de las actividades realizadas, para esto se dispuso a actualizar sus sistemas de información y ejecutar un plan para organizar, depurar y administrar la documentación existente en sus archivos centrales y los de gestión y digitalizar la información de mayor valor para la Organización.

En lo concerniente a la administración de la información documental CREDICOOP seleccionó a IYG como su aliado. Es así como a la fecha se han realizado actividades como la elaboración de las Tablas de valoración y de retención documental, las cuales posibilitaron la depuración de aproximadamente el 60% de los archivos acumulados y la organización de los documentos con valor para la Organización en los archivos centrales y activos. Igualmente se han desarrollado procesos de digitalización de algunas series documentales de vital importancia. Para el año 2012 se planea instalar el sistema de información de gestión documental que conjuntamente con los nuevos sistemas de información del negocio permitan reducir de manera significativa el uso de documentos físicos.